もめないための問題社員の指導方法を弁護士がわかりやすく解説

この記事を書いた弁護士

弁護士・山口龍介
八戸シティ法律事務所　所長

主な取扱い分野は、労務問題（企業側）、契約書、債権回収、損害賠償、ネット誹謗中傷・風評被害対策・削除、クレーム対応、その他企業法務全般です。八戸市・青森市など青森県内全域の企業・法人様からのご相談・ご依頼への対応実績が多数ございます。
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はじめに

新卒採用の社員にしろ、中途採用の社員にしろ、いざ業務を開始すると、採用時にはわからなかった問題点が発覚し、対処方法を失敗して大きなトラブルになる、ということは珍しい話ではありません。
勤務態度、勤務成績に問題のある社員は、次のようなタイプが考えられます。
【勤務態度に問題のある社員】
・いつも遅刻する。
・なんだかんだと理由をつけて会社を休むことが多い。
・外回りのときに、どうやらサボっている。
・協調性が無くて、職場の輪を乱す。
・態度が悪くて、顧客からたびたびクレームを受ける。
【勤務成績に問題のある社員】
・遅刻・欠勤もないし、上司に逆らうこともない。でも、やる気がなくて、他の社員の半分にも満たない仕事しかできない。
・即戦力として期待して採用したのに、まったく成果が上がっていない。

このような問題社員に対する指導について、以下のような悩みを持ったことはありませんか？
・勤務態度／勤務成績に問題のある社員に対して、具体的に誰がどのように指導をすればよいのか分からない。
・問題社員を放置すると、他の社員の士気が下がったり、会社の信用にもかかわったりするのではないかと心配している。
・できれば早くやめてもらって、代わりにちゃんと仕事をする人を採用したいが、どのようにやめさせればよいのか分からない。

問題社員に対して自社で対応しようとすると、パワハラだとして訴えられたり、問題社員が組合に加入している場合は不当労働行為にあたると主張されたり、あるいは解雇を行えば訴訟に発展するおそれがあります。

今回は、勤務態度や勤務成績に問題のある社員（サボり社員、わがまま社員、やる気なし社員など）の指導方法について、ご説明します。

類型別の問題社員対応

①業務命令に従わない社員	②協調性がない社員	③ハラスメントをする社員	④横領をする社員	⑤SNSトラブルを起こす社員

１　指導する体制を整える

問題社員を指導する際には、誰が、どのように指導するのか、人と役割を明確に決めることが大切です。
人と役割を明確に決めておかないと、問題のある言動が見過ごされてしまう恐れがあります。
また、問題社員への指導という負担の大きい事柄について、一人に多くの役割を担わせることは、適切ではありません。

ここでは、問題社員の上司にあたる人を責任者とし、問題社員と同じ部署・業務の先輩にあたる人を指導担当者として、複数で指導する体制を整えることが適切です。
責任者は、後述の面談を行うことを役割とします。
指導担当者は、問題社員の言動について、問題があればその場で指摘して指導することを役割とします。
問題点については、見て見ぬふりをしたり、流したりせず、その都度、その場で、指摘して改善させることが重要です。
よって、指導担当者は、そのようなことができる根気のある人を選ぶ必要があります。

２　指導担当者は指導記録票に記録し、責任者は指導記録票を確認する

指導担当者は、前述のとおり、問題社員の言動について、問題があれば、その都度、その場で、指摘して指導することを役割とします。
そして、その指導した内容について、必ず指導記録票を作成し、責任者に提出します。
ここで大切なことは、この指導記録票は、１つの指導について１つ作成することです。
例えば、１日に３つの問題を指導した場合は、３つの指導記録票を作成します。

指導記録票の記載事項は次のとおりです。
・作成年月日、作成者（指導担当者）の署名・捺印
・指導対象者の所属・氏名
・指導日時・場所
・指導対象となった問題点（勤務態度不良の事実・行為態様/勤務成績不良の事実）
・業務に与えた影響と程度
・指導の具体的内容
・指導に対する応答
・添付書類
・確認年月日、確認者（責任者）の署名・捺印

そして、責任者は、次の点について注意して、指導担当者の指導記録票を確認します。
・指導対象となった問題点、業務に与えた影響と程度が具体的に記載されているか。
・指導の内容が、問題点に対して適切であるか。
・指導に対する応対に問題はないか。

＞＞＞問題社員対応における指導記録票等の書式はこちら

３　面談＋改善点を本人に整理させて提出させる

本人への指導と指導記録票への記録に加えて、本人に対する面談を行うことが必要です。
面談は、オフィシャルなものとして、責任者が行うことが適切です。

面談では、指導記録票をもとにして、本人から、事実関係や改善内容について聴取します。
その上で、改善していくべき点について、責任者から本人に対して、具体的に伝えるようにします。
勤務成績を問題としている場合には、本人の自己評価と、会社の評価との間の一致・不一致の点をしっかりと確認することも重要です。

その上で、責任者は、本人から聴取した内容、本人に伝えた内容などのメモを必ず残しておきます。
また、本人には、面談で指導された改善点を、整理して提出するように指示します。

ここで注意したいのは、責任者は、感情的な発言や嫌味な発言、圧迫的な発言は、厳に慎むことです。
あくまで、本人の問題点がどうすれば改善できるのかという前向きな話をします。
責任者が不適切な発言をしてしまうと、後々パワハラだとして訴えられることもあり得ます（問題社員は、上司との会話・面談を密かに録音している場合が結構あります）。

＞＞＞問題社員との面談におけるＮＧ対応と注意点はこちら

４　「注意書」「指導書」を作成して交付する

指導、面談にも関わらず、本人に改善が見られないときは、責任者が「注意書」「指導書」を作成して交付することが必要となります。

勤務態度に問題のある社員に対しては、「注意書」を用いて、注意・警告や処分を積み重ねます。
この「注意書」では、問題点（勤務態度不良の事実・行為態様）を記載し、就業規則の何条に違反しているのかを記載します。
そして、「この注意書に対して、事実と相違する等、貴殿の言い分があるときは、この文書を受け取った時から１週間以内に文書で○○宛に提出してください。注意書に従うときは、速やかに下記に記入の上、○○まで提出してください。」などとして、本人の署名・捺印を取ります。

勤務成績不良の問題社員には、「指導書」を用いて、さらなる改善を促します。
この指導書については、具体的な指導内容を分かりやすく書くことが必要となります。
また、面談での指導が本人に正しく伝わっているかを確認することが重要ですので、上述の
本人が改善点を整理して提出した書面の内容を確認した上で、指導書を渡します。
そして、注意書と同様に、「この指導書に対して、事実と相違する等、貴殿の言い分があるときは、この文書を受け取った時から１週間以内に文書で○○宛に提出してください。指導に従うときは、速やかに下記に記入の上、○○まで提出してください。」などとして、本人の署名・捺印を取ります。

＞＞＞問題社員対応における指導書・注意書等の書式はこちら

５　注意指導を繰り返しても改善されない時の対応

指導、面談、「注意書」「指導書」の交付を積み重ねても、問題点の改善がされないという段階では、以下の選択肢を検討することになります。

【勤務態度に問題がある社員に対して】
①退職勧奨を行う。
②退職勧奨に応じない場合は、最終手段として、解雇を検討する。
【勤務成績に問題がある社員に対して】
①別の部署・業務への配置換えをしてその部署・業務での適正を見る。特別研修の実施などの特別の教育訓練を行う。
②退職勧奨を行う。
③退職勧奨に応じない場合は、最終手段として、解雇を検討する。

（１）解雇の場面で正当性を裏付けるための証拠について

解雇の選択肢は、不当解雇であるとして問題社員から訴訟を起こされるリスクがあります。
もっとも、これまでご説明した通りの指導等をしっかりと行っていれば、訴訟において、企業は問題社員に対して様々手を尽くしたけれども問題点が改善されなかった、ということについての証拠を提出することができます。
証拠がないと、裁判では結局なかったことになってしまいますので、できる限り証拠として残しておくことが必要です。

以下のものが訴訟において、企業がしっかりと指導を行っていたことを示す重要な証拠になります。
・指導記録票
・注意書／指導書
・面談内容についてのメモ

さらに、指導したことの証拠だけでなく、指導をしても問題点が改善されなかったこととして、次のような本人に書かせた資料が重要な証拠となります。
・面談で指示した本人に改善点を整理して提出させた書面
・注意書／指導書の本人の署名・捺印

勤務態度に問題がある社員について、裁判例を見れば、１つ１つは些細なものでも、これらを全体的総合的に見て、規律違反行為は職場秩序を乱すもので重大であると認定して解雇を適法としているものがあります。
勤務態度不良が多数回にわたって行われて、全治的に見て会社の秩序を維持することが困難な程度になった場合にはじめて、解雇の理由とすべきと考えられます。

勤務成績に問題がある社員については、①職務遂行能力が著しく低く、②会社側で相当程度改善に向けた業務指導や教育を行ったにもかかわらず、③それでも改善の見込みがなく駄目でした、という位のレベルを証拠と共に主張することが求められます。
勤務成績に問題があることの証拠として、例えば、誤字・脱字だらけ、致命的な数字の間違いがある書類やデータは、上司などがチェックする過程で修正され、修正される中で、当初のクオリティの低い書類・データは、次々廃棄・消去されるのが普通です。
そのため、上述のような書面が重要となってきます。

＞＞＞問題社員対応における指導書・注意書・指導記録票等の書式はこちら

（２）解雇の前に、退職勧奨を

解雇の前に、退職勧奨を行うことはとても重要です。
たとえ解雇の正当性を裏付ける証拠が揃っていたとしても、訴訟に発展すること自体、企業側の労力、費用の負担が大きく、リスクとなります。

退職勧奨のうえで、退職届を出してもらえば、訴訟に発展するリスクはほとんどありません。
注意指導を行っても問題点が改善されない場合、いきなり解雇を選択するのではなく、退職勧奨を行って、本人同意の上で退職してもらうことを目指すべきです。

＞＞＞問題社員対応における退職合意書・解雇通知書等の書式はこちら

（３）配置換えや特別の教育訓練の検討

勤務成績に問題がある社員を解雇して訴訟になった場合、裁判所は、次のような姿勢で判断する傾向にあります。
・能力不足の社員を雇ったのは企業側である。
・そうであれば、企業は、様々手を尽くして、その社員の能力を向上させるための教育を行ったり、もっとふさわしい部署・業務をあてがったりするよう努力すべきである。
・その社員の勤務成績に問題があるのは、企業の教育に問題があるのでは？

そのため、他の部署・業務が多くある企業では、その社員が現在配属されている部署・業務に適性がなくても、配置転換等により他の部署・業務での適正を見ることが求められます。
また、特別の教育訓練などの具体的な措置を検討・実施していないと、「能力向上をはかる余地がまだあった」とされてしまうことになります。
配置転換や特別の教育訓練を検討することなく、いきなり解雇を選択すると、不当解雇と判断される理由になりますので、注意が必要です。

＞＞＞問題社員対応における配置転換辞令等の書式はこちら

６　当事務所の弁護士は、問題社員対応のサポートができます！

最初に述べた通り、問題社員に対して自社で対応しようとすると、パワハラだとして訴えられたり、問題社員が組合に加入している場合は不当労働行為にあたると主張されたり、あるいは解雇を行えば訴訟に発展するおそれがあります。
当事務所では、労務問題に詳しい弁護士が、問題社員に関する事案の調査、解雇相当事案か否かの判断、注意書・指導書の内容検討および作成・交付、懲戒処分手続のサポート、退職勧奨に関する助言・同席、退職条件に関する交渉手続、退職時トラブルの防止・対応など、充実した法的サービスを提供させていただくことが可能であり、これまでにも、数々の問題社員案件を解決に導いてきました。
特に、顧問契約を締結させていただいている企業・法人様については、連絡・情報共有を密にしながら、迅速・柔軟な対応が可能となっており、大変ご満足をいただいております。
自社での対応が難しいときは、問題をこじらせる前に、是非一度、当事務所にご相談ください。

当事務所の問題社員対応に関する解決実績は、以下をご覧ください。
●製造業　問題社員対応として、注意・指導書の作成・交付と退職勧奨のサポートを行った事例
●製造業　問題を起こした従業員に対する退職勧奨について、話し合いの進め方や退職合意書の内容に関する助言をし、当該従業員との面談に同席するなどのサポートを行った事例
●病院・医院　解雇した職員が解雇の無効を求める労働審判を起こしてきたのに対し、３００万円の解決金を支払うことで復職を断念させる和解を成立させた事例
●建設業　問題社員対応として、退職勧奨に関する助言および同席対応を行った事例

記事作成弁護士：山口龍介
記事更新日：2022年4月4日

当事務所の問題社員に対する注意指導・懲戒処分サポートの流れ

問題社員に対する注意指導・懲戒処分について当事務所にご相談・ご依頼いただく場合の解決までの流れは、次のとおりです。

①ご相談
弁護士が対象となる問題社員の業務内容・問題点、これまでの対応などを詳しくお聞きし、今後の対応方針を検討・提案いたします。

②ご依頼
対応方針が決まったら、ご希望により弁護士に注意指導・懲戒処分のサポート業務をご依頼いただきます。

③お打ち合わせ
会社担当者様と弁護士とで具体的な注意指導・懲戒処分の内容・段取りについてお打ち合わせをし、当日の対応に備えます。
弁護士が必要に応じて注意書・指導書・懲戒処分通知書などの書面を作成いたします。

④同席対応
弁護士が会社を訪問し、対象となる問題社員との面談に同席いたします。
面談の席において、弁護士が注意指導・懲戒処分の言い渡しをサポートいたします。

当事務所の問題社員に対する退職勧奨・解雇サポートの流れ

問題社員に対する退職勧奨・解雇について当事務所にご相談・ご依頼いただく場合の解決までの流れは、次のとおりです。

①ご相談
弁護士が対象となる問題社員の業務内容・問題点、これまでの対応などを詳しくお聞きし、今後の対応方針を検討・提案いたします。

②ご依頼
対応方針が決まったら、ご希望により弁護士に退職勧奨・解雇のサポート業務をご依頼いただきます。

③お打ち合わせ
会社担当者様と弁護士とで具体的な退職勧奨・解雇の内容・段取りについてお打ち合わせをし、当日の対応に備えます。
弁護士が必要に応じて退職合意書・解雇通知書などの書面を作成いたします。

④退職勧奨のサポート
弁護士が会社を訪問し、退職勧奨の面談に同席いたします。
面談の席において、弁護士が退職強要とならないようにサポートし、退職の同意が得られた場合には、退職合意書の取り交わしを行います。

⑤解雇のサポート
退職勧奨をしても退職の同意を得られず解雇に踏み切る場合には、弁護士が面談の席に同席し、解雇の言い渡しをサポートいたします。