問題社員対応における指導書・注意書・懲戒処分通知書・退職合意書・解雇通知書等の書式

この記事を書いた弁護士

弁護士木村哲也

弁護士・木村哲也
青森シティ法律事務所　代表・所長
八戸シティ法律事務所　代表

主な取扱い分野は、労務問題（企業側）、契約書、債権回収、損害賠償、ネット誹謗中傷・風評被害対策・削除、クレーム対応、その他企業法務全般です。
八戸市・青森市など青森県内全域の企業・法人様からのご相談・ご依頼への対応実績が多数ございます。

問題社員対応における記録の重要性

能力不足や問題行動を起こした社員（問題社員）について、会社としては指導・注意や非違行為に対する懲戒処分を検討することとなります。
しかし、このような問題社員に対して不利益な処分を行うと、後々裁判になることが考えられます。
そして、もしも裁判になれば、社員の問題行動等について、会社側に証明責任が課されることが想定され、会社側で証明できなければ敗訴のリスクがあります。
そのため、問題社員対応においては、能力不足や問題行動を後々証明できるように、適切な記録を残しておくことが重要となります。

＞＞＞問題社員への対応方法について詳しくはこちら

問題社員に対する「指導書」の書式

能力不足の社員に対して通知する「指導書」の書式をご紹介させていただきます。
後々裁判になれば、この書式のような記録を残しておかなければ、能力不足であることを証明するのは非常に困難です。
下部には、社員の署名押印欄を設けており、その社員が指導書を受け取ったことや、指導内容が真実であったことの証明が容易になるように工夫しております。

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問題社員に対する「注意書」の書式

問題行動を起こした社員に対して通知する「注意書」の書式をご紹介させていただきます。
後々裁判になれば、この書式のような記録を残しておかなければ、問題社員であることを証明するのは非常に困難です。
下部には、社員の署名押印欄を設けており、その社員が注意書を受け取ったことや、注意内容が真実であったことの証明が容易になるように工夫しております。

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問題社員に対する「指導記録票」の書式

問題行動を起こした社員に対する指導・注意の記録票の書式をご紹介させていただきます。
問題行動の詳細や指導・注意の内容を具体的に記録に残すことができます。
実際に指導を行った「記録者」とは別に「確認者」の署名押印欄を設けており、社内の手続が適正であることを裏付けられます。
「確認者」は、総務・人事部長や社長など、「記録者」よりも上位の社員にするのが通常です。

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問題社員が提出する「始末書」の書式

問題行動を起こした社員に提出させる「始末書」の書式をご紹介させていただきます。
始末書を提出させることで、不始末があったことを証明するのが容易になります。

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関係者からの事情聴取で使用する「事情聴取書」の書式

問題行動を起こした社員や被害者、目撃者等からの事情聴取で使用する「事情聴取書」の書式をご紹介させていただきます。
このような記録を作成・保管しておくことで、後々裁判になった際に、会社が適切に事実確認を行っていることが裏付けられます。
下部には、被聴取者の署名押印欄を設けており、後々「言った、言わない」の争いにならないように工夫しております。

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問題社員に対する「懲戒処分通知書」の書式

問題行動を起こした社員に対して、懲戒処分を通知する「懲戒処分通知書」の書式をご紹介させていただきます。
下部には、社員の署名押印欄を設けており、その社員が懲戒処分通知書を受け取ったことや、弁明の機会を与えたことの証明が容易になるように工夫しております。
なお、懲戒処分を行う場合には、懲戒処分の前提となる事実関係の裏付けがあること、就業規則上の手続を遵守すること、問題行動の程度と懲戒処分の内容との均衡などが問われますので、事前に弁護士にご相談いただくことをお勧めいたします。

【懲戒処分通知書】のひな形をダウンロード

問題社員と取り交わす「退職合意書」の書式

退職勧奨に応じた問題社員と取り交わす「退職合意書」の書式をご紹介させていただきます。
退職合意書を取り交わすことで、退職後のトラブル発生の防止に繋がります。

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問題社員に対する「解雇通知書」の書式

問題社員を最終的に解雇する際に、問題社員に対して解雇を通知する「解雇通知書」の書式をご紹介させていただきます。
普通解雇を行う場合と、懲戒処分の一種である懲戒解雇を行う場合について、それぞれ解雇通知書の書式をご用意いたしました。
下部には、社員の署名押印欄を設けており、解雇通知書を交付したことの証明が容易になるように工夫しております。
なお、日本の労働法のもとでは解雇が有効とされるハードルが高く、解雇には法的トラブル発生のリスクがありますので、事前に弁護士にご相談いただくことをお勧めいたします。